PhD Programme in Computer Science and Mathematics

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PRIMA DELLA PARTENZA‍

  1. autorizzazione coordinatrice, firmata da supervisor, dottorando, e coordinatrice del dottorato (link sul sito del dottorato, in base al tipo di borsa di dottorato: https://dottorato.di.uniba.it/?Instructions_to_request_authorizations_and_Forms )
  2. conferimento incarico missione, consegnato prima della partenza, completato di tutte le informazioni richieste e sicuri di avere capienza nel fondo indicato (link sul sito del DIB: https://www.uniba.it/it/ricerca/dipartimenti/informatica/dipartimento/modulistica/autorizzazione-missione-dottorandi-assegnisti-esterni.doc )
  3. scheda anagrafica (in stampatello) va consegnata la prima volta e successivamente solo se ci sono variazioni alle informazioni indicate (es. IBAN/indirizzo/qualifica); indicare il reddito annuo (link sul sito del DIB: https://www.uniba.it/it/ricerca/dipartimenti/informatica/dipartimento/modulistica/6-scheda-anagrafica.docx )
  4. informativa sul trattamento dei dati personali (link sul sito del dottorato: https://dottorato.di.uniba.it/userfiles/downloads/Documenti/forms/INFORMATIVA.pdf )
  5. tutte le spese devono essere tracciabili e quindi occorrerà effettuare i pagamenti  tramite bancomat o carta di credito, conservare tutte le ricevute.


DOPO LO SVOLGIMENTO DELLA MISSIONE


Ordine nei documenti consegnati per il rimborso:

  1. attestazione di presenza o invito all’evento (anche per il periodo all’estero)
  2. carte d’imbarco stampate (anche se non si chiede rimborso del viaggio; vale per qualunque mezzo utilizzato)
  3. dichiarazione di unicità (link sul sito del DIB: https://www.uniba.it/it/ricerca/dipartimenti/informatica/dipartimento/modulistica/dichiaraz-unicita-documentazione-1.doc)
  4. fattura/ricevuta dell’iscrizione al congresso/scuola/ecc.
  5. fattura/ricevuta dell’albergo (max 250€ al gg + tassa di soggiorno) che indichi i gg di permanenza, il nr. di ospiti occupanti la camera, servizi usufruiti (colazione, bar, lavanderia). Consentito rimborso colazione nello stesso albergo ed entro il massimale.
    1. in caso di stanza condivisa da più persone, una persona presenta la fattura originale e allega una dichiarazione in cui esplicita che l’alloggio è stato condiviso, e con chi è stato condiviso; le altre persone allegano la fotocopia della fattura originale e una dichiarazione in cui esplicitano che l’alloggio è stato condiviso, con chi, e chi sta presentando la fattura originale.
  6. fattura/ricevuta del viaggio scaricate anche se si compra online. Non allegare fogli di pubblicità o servizi offerti. Solo l’oggetto e il costo dell’acquisto
  7. taxi con autorizzazione (sul sito) indicando le motivazioni previste dal Regolamento
  8. scontrini pasto (80.00 totali in Italia/massimale per estero - vedere il Regolamento)
  9. estratto Conto (e/c) per spese sostenute in valuta straniera
  10. tutte le spese devono essere tracciabili e quindi occorrerà allegare in sede di richiesta rimborso, copia della ricevuta di pagamento (che va effettuato tramite bancomat o carta di credito)  oltre al documento di spesa.
  11. prospetto riepilogo spese missione (file Excel – vanno stampate entrambe le pagine di cui l’excel si compone) e prospetto rimborso missioni (file Word) indicando la sommatoria delle spese indicate (link sul sito del DIB: https://www.uniba.it/it/ricerca/dipartimenti/informatica/dipartimento/modulistica/prospetto-rimborso-missioni.docx 
    https://www.uniba.it/it/ricerca/dipartimenti/informatica/dipartimento/modulistica/2-riepilogo-spese.xlsx)


ALTRE INFO UTILI:

  1. Aggiungere qualunque altra dichiarazione necessaria in base al caso specifico, da allegare sempre e comunque al rimborso missione
  2. Se il soggiorno è prenotato da Booking, scaricare la ricevuta
  3. Il viaggio non comprende servizi aggiuntivi (es. check-in a pagamento), non comprende assicurazioni di nessun genere, nemmeno sanitarie. Solamente nei paesi dove non ci sono accordi sanitari (consulta salutr.gov.it/assistenza sanitaria e stampa). La tratta viaggio deve essere diretta, senza tappe non necessarie. Si parte 1 gg prima dell’evento e si ritorna 1 gg. dopo. Se si anticipa o posticipa la partenza è necessario stampare i costi viaggio dei gg. consentiti e dei giorni in cui si desidera partire per dimostrare uguale o minore costo. In quel caso si richiede autorizzazione preventiva motivando la scelta del viaggio.
  4. Gli scontrini vanno allegati in ordine cronologico crescente e devono essere spillati su un foglio. Devono essere parlanti, cioè indicare per quante persone e le portate. Possibilmente scontrini individuali, se condivisi allegare la dichiarazione degli importi da rimborsare e la f/c dello scontrino. Pasti consentiti dall’aeroporto di partenza al luogo della missione, MAI nella sede di servizio, MAI dopo il rientro in sede.
  5. Evidenziare sull’e/c bancario le spese sostenute in euro associando un numero alla spesa. E/C in cui sia chiaro l’intestatario e il nr. di c/c (ultime cifre).

 

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